Kennismaken

Samenwerken met uw adviseur

De criteria waarmee u (de kwaliteit van) uw organisatie in beeld wilt brengen kunt u baseren op bestaande management- of kwaliteitsmodellenmodellen of geheel zelf opstellen.

Iedere organisatie is anders en stelt daarom andere eisen aan (de formulering van) criteria. Bestaande criteria dienen wellicht te worden voorzien van een toelichting die past bij uw organisatie. U stelt deze in samenwerking met uw adviseur op.

Uw adviseur heeft een training gehad voor het gebruik van Yucan QM en kan u vakkundig ondersteunen bij het opzetten en plaatsen van modellen en criteria.

Wij adviseren u om uw (kwaliteits-)management en inzet van Yucan QM te laten begeleiden door uw adviseur.

Zelfstandig werken

De criteria waarmee u (de kwaliteit van) uw organisatie in beeld wilt brengen zijn bekend. U heeft een medewerker of afdeling die het (kwaliteits-)management binnen uw organisatie ondersteunt.

U kunt er voor kiezen om uw (kwaliteits-)management en de inzet van Yucan QM zelfstandig gestalte te geven. Ten behoeve van borging van de kwaliteit van criteria en interpretatie van beantwoording, adviseren wij u een objectieve adviseur bij het proces te betrekken.

Modellen en criteria plaatsen

Een korte training (maximaal 1 dagdeel) stelt uw adviseur of (kwaliteits-)medewerker in staat eigenhandig modellen en criteria binnen Yucan QM (beheeromgeving) te plaatsen.

U kunt meerdere modellen aanmaken en ieder model meerdere malen inzetten ten behoeve van afzonderlijke evaluatietrajecten of managementportfolio's.

De stappen die daarbij worden doorlopen zijn:

1. Aanmaken van een evaluatiemodel (1 handeling)
2. Plaatsen van uw criteria in het model
3. Aanmaken en toewijzen van antwoordmodellen
4. Aanmaken en toewijzen van scoreregels
5. Bepalen welke typen trajecten u wilt gebruiken

Activeren van een managementportfolio of evaluatietraject

Het activeren van een managementportfolio of evaluatietraject is een eenvoudig proces waarbij u als organisatiebeheerder de volgende stappen doorloopt.

1. Starten nieuwe evaluatie/portfolio
2. Kiezen te gebruiken model / criteria
3. Kiezen type traject (met of zonder audit, individueel of in teamverband, etc.)
4. Kiezen van de periodenaam
5. Deelnemers en rollen toewijzen
6. Periode starten

Nadat u de periode heeft gestart ontvangen de door u aan het traject toegewezen deelnemers per e-mail een uitnodiging voor deelname.

Deelnemen

De uitgenodigde deelnemers komen via een link in de uitnodiging op de startpagina en kunnen daar direct beginnen. Zij benaderen het traject ieder vanuit de aan hen toegewezen rol.

Voor deelnemers is geen training nodig. 15 minuten inlezen op hun rol en Yucan QM wijst hen verder de weg!

Het management- of evaluatietraject kan, afhankelijk van het door u gekozen type, bestaan uit één of meer stappen. Individueel of in teamverband, met of zonder audit en verbeterplan.

De coördinator of zelfevaluatieleider (rollen) wisselt een stap wanneer deze is afgerond. De deelnemers benaderen automatisch de actieve stap, doorlopen de criteria en plaatsen daar antwoorden, toelichtingen en mogelijk bijlagen als ondersteuning of bewijsmateriaal.

Wanneer in teamverband wordt gewerkt kunnen de deelnemers via Yucan QM discussiëren over de individuele beantwoording en worden aansluitend eindconclusies en verbeterpunten bepaald en geplaatst.

Na iedere stap is direct rapportage beschikbaar. Er worden verschillende rapportvormen gegenereerd. Deze kunnen (afhankelijk van rol) door betrokkenen worden geraadpleegd.

Managementportfolio of zelfevaluatie met of zonder audit

Er kan direct worden gekozen voor een managementportfolio of evaluatietraject met een aansluitende audit. Een audit kan echter ook naderhand worden toegevoegd (upgrade). Het is immers niet altijd vooraf bekend of een audit nodig is.

Ook een audit kan in individueel of in teamverband plaatsvinden.

De coördinator of auditor-voorzitter (rollen) wisselt een stap wanneer deze is afgerond. De auditoren benaderen automatisch de actieve stap, doorlopen de criteria en plaatsen daar antwoorden, sterke punten, verbeterpunten en mogelijk bijlagen als ondersteuning of bewijsmateriaal.

Wanneer in teamverband wordt gewerkt kunnen de auditoren via Yucan QM discussiëren over de individuele beantwoording en wordt aansluitend een eindconclusie bepaald en geplaatst.

Na iedere stap is direct rapportage beschikbaar. Er worden verschillende rapportvormen gegenereerd. Deze kunnen (afhankelijk van rol) door betrokkenen worden geraadpleegd.

Verbeterplannen

Wanneer verbeterplannen binnen het traject zijn gekozen worden verbeterpunten direct afzonderlijk in rapportvorm beschikbaar en kunnen verbeteracties (SMART) worden gedefinieerd in daartoe beschikbare procesformulieren. Binnen de procesformulieren kunnen verbeteracties worden gedelegeerd en rapportagemomenten worden vastgelegd.

Toetsmoment of portfolio

Yucan QM biedt u de mogelijkheid een enkele moment-opname van uw organisatie te maken en te werken aan de gehele PDCA cyclus. Totdat u het traject fixeert kunnen uw medewerkers vrij werken aan hun portfolio.

Deelnemers kunnen aandachtsgebieden behandelen wanneer dit voor hen actueel is en op ieder gewenst moment terugkomen om verder te gaan. Binnen de actieve periode kunnen stappen vrijelijk worden gewisseld en teruggezet. Verbeterplannen en verbeteracties zijn continu beschikbaar en bewerkbaar.

Periodiek werken

Een management- of evaluatietraject leidt per periode uiteindelijk tot een eindrapportage. Uw organisatie kan jaar na jaar gebruik maken van Yucan QM en daarmee op gestructureerde wijze invulling geven aan een eigen en bestendig management- of  kwaliteitsportfolio.

Portfolio's, evaluatiegegevens, rapportages en bewijsstukken blijven bewaard en beschikbaar. Conclusies worden automatisch als startpunt meegenomen naar opvolgende perioden. Uw management- of kwaliteitssysteem kan worden aangepast terwijl resultaten door de tijd vergelijkbaar kunnen blijven. Deelnemers kunnen zowel gedurende een cyclus als in opvolgende cycli door u worden gewijzigd.

Prijsvoorbeelden

Stel dat uw organisatie bestaat uit 10 afzonderlijke afdelingen of verantwoordelijkheidsgebieden.

! U wenst een gedetailleerd beeld en rapportage per afdeling of verantwoordelijkheidsgebied.

Om die redenen laat u ieder verantwoordelijkheidsgebied haar individuele management- of kwaliteitsportfolio afzonderlijk beheren.

! U wenst een globaal beeld en globale rapportage op managementniveau.

De managers van de afzonderlijke verantwoordelijkheids-gebieden werken aan één gezamenlijk management- of kwaliteitsportfolio.

Output

Gebruik van Yucan QM levert u:

·Kwaliteit van uw organisatie altijd in beeld
·Detailinzicht en dwarsdoorsneden van de kwaliteit van uw organisatie.
·Zicht op trends en ontwikkeling van uw organisatie in de tijd
·Geautomatiseerde en altijd beschikbare rapportages
·Minimale tijdsbesteding met optimaal inzicht
·Beheersbaar en efficiënt kwaliteitsmanagement
·Gebruiksvriendelijke werkomgeving

Demo’s en uitproberen

Binnen Yucan QM zijn een aantal demo’s beschikbaar. U kunt Yucan QM uitproberen door een demo te starten waarin u geheel vrijblijvend 3 maanden kunt werken. De rapportage binnen demo's is zichtbaar doch onbruikbaar gemaakt.

Contactgegevens

Yucan QM wordt u aangeboden via geselecteerde partners.

Bent u op zoek naar een adviseur of partner of werkt uw huidige adviseur nog niet met Yucan QM, neemt u dan contact met ons op. Wij adviseren u en uw partner graag over de inzet van Yucan QM binnen uw organisatie.